Case Study: Xây dựng HRM Portal Tùy Chỉnh cho Doanh Nghiệp 1.000+ Nhân Sự

Quản lý 50 người thì đơn giản. Nhưng quản lý 1.000+ nhân sự trên nhiều chi nhánh, nhiều ca kíp và hàng nghìn bản ghi mỗi ngày là một thử thách hoàn toàn khác.

Đây là câu chuyện Sunshine Software đã giúp một doanh nghiệp Sản xuất & Bán lẻ chuyển đổi toàn diện hệ thống quản trị nhân sự từ thủ công sang nền tảng HRM Portal hiện đại, tự động hóa và minh bạch.

1. Bối cảnh & Thách thức — Khi hệ thống cũ “xé áo”

Doanh nghiệp tăng trưởng quá nhanh khiến hệ thống cũ không thể đáp ứng:

❌ Dữ liệu phân mảnh – không thể tạo báo cáo chính xác

– Chấm công → nằm ở máy chấm công
– Lương → nằm ở Excel
– Hồ sơ → nằm trong tủ giấy
→ Không có “bức tranh tổng thể” về nhân sự.

❌ HR quá tải – 5–7 ngày/tháng chỉ để tính lương

Dữ liệu từ nhiều nguồn → HR phải nhập thủ công → lỗi liên tục.

❌ Sai sót & khiếu nại lương diễn ra hàng tháng

Nhân viên mất niềm tin → ảnh hưởng văn hóa.

❌ Không có Employee Self-Service

Xin nghỉ bằng giấy/email → quy trình kéo dài → thiếu minh bạch → HR bị hỏi liên tục.

2. Giải pháp Sunshine Software triển khai

Chúng tôi không “vá lỗi” phần mềm cũ. Chúng tôi xây lại toàn bộ HRM Portal theo chuẩn doanh nghiệp 1.000+ nhân sự.

2.1 Kiến trúc tập trung — Centralized HR Database

– Chấm công realtime từ máy chấm công
– Hồ sơ nhân viên số hoá 100%
– Dữ liệu lương thống nhất về 1 nơi
– Quy trình – công thức – phê duyệt được chuẩn hóa
Ban lãnh đạo có Single Source of Truth lần đầu tiên.

2.2 Employee Self-Service (ESS) – Web/App cho từng nhân viên

– Xem phiếu lương
– Xin nghỉ phép
– Theo dõi phê duyệt
– Cập nhật hồ sơ cá nhân
– Xem lịch ca & bảng công
Giảm 80% câu hỏi “HR ơi…” mỗi ngày.

2.3 Automation Payroll Engine – Không còn Excel

Hệ thống tính lương tự động theo:
– Tăng ca
– KPI
– Phụ cấp độc hại
– Đi muộn/về sớm
– BHXH
– PIT
100% tự động – không xuất Excel – không nhập lại.

2.4 Quy trình phê duyệt số hóa 100%

Từ nhân viên → Leader → Quản lý → Giám đốc. Tất cả thực hiện qua Web/App và push notification.
→ Quy trình nhanh hơn 3–5 lần so với email/giấy.

3. Kết quả sau 6 tháng — Những con số biết nói

80% thời gian tính lương giảm

7 ngày → 1.5 ngày
Lỗi gần như bằng 0.

30% chi phí hành chính tiết kiệm

Không Excel – không giấy tờ – không nhập liệu thủ công.

95% nhân viên hài lòng

Minh bạch – rõ ràng – xem thông tin ngay trên App.

Ban giám đốc có dữ liệu realtime

Dashboard hiển thị:
– Chuyên cần
– Biến động nhân sự
– Năng suất theo ca
– Xu hướng nghỉ việc

4. Bài học rút ra — Khi vượt mốc 1.000 nhân sự, SaaS không còn phù hợp

SaaS HRM đóng gói trở nên:
– Quá đắt (per-user fee tăng theo nhân sự)
– Không linh hoạt
– Không xử lý được quy trình đặc thù
– Khó tích hợp hệ sinh thái doanh nghiệp
HRM Tùy chỉnh trở thành khoản đầu tư chiến lược — không phải chi phí.

5. Doanh nghiệp của bạn đang gặp tình trạng tương tự?

Quy mô càng lớn → áp lực HR càng nặng. Đừng để quy trình thủ công kìm hãm sự phát triển.

Liên hệ Sunshine Software để được tư vấn kiến trúc HRM Portal tối ưu theo mô hình doanh nghiệp của bạn.